ACREDITAR: Acción de aceptar por parte del comité organizador de un evento la asistencia de un participante, ya sea en calidad de invitado especial (hosted buyer), visitante o expositor

ACTAS: Relación escrita de las presentaciones, debates y discusiones que hayan tenido lugar durante un evento profesional y que pueden presentarse en soporte físico -papel- o digital

AFORO: Capacidad de un espacio expresada en número de personas según los diferentes formatos.

– Formato cóctel: los asistentes están de pie

– Formato cena de gala o banquete: los invitados se sientan en mesas redondas con capacidad para 8-10 comensales en general

– Formato auditorio / escuela / teatro: los delegados se sientan mirando todos en la misma dirección con los pupitres organizados en filas y adyacentes unos a otros.

– Formato aula: los delegados miran todos en la misma dirección en pupitres separados

– En U: un rectángulo incluye en uno de sus lados más estrechos la pantalla / proyección / pizarra

AFORÓMETRO: Instrumento que permite calcular el aforo de un espacio

AGENTE DE VIAJES: Especialista en la gestión de desplazamientos profesionales y encargado de la logística relacionada con el transporte (reserva de billetes de avión, tren, vehículos de alquiler), alojamiento (noches de hotel) y desplazamientos y actividades en el lugar de destino (transfers, visitas…).

AGENDA: Relación de temas a discutir en una reunión y/o calendario de eventos

ALCANCE DEL EVENTO:

– Nacional: aglutina a asistentes procedentes del mismo país en el que se encuentra el organizador del evento

– Internacional: los participantes proceden de países extranjeros al que acoge el evento

ASAMBLEA: Reunión de los miembros de una asociación, organización, gremio, sociedad, corporación u otra clase de grupo organizado para deliberar sobre un programa predeterminado.

BUSINESS TRAVEL: Viaje de negocios. Denominación en la industria

CAPTACION DE EVENTOS: Se dice de las actividades vinculadas a la atracción de un evento a determinada sede o espacio (captación de sedes, captación de eventos). Este esfuerzo se realiza de manera coordinada entre
asociaciones, organizaciones y oficinas de convenciones de un país o ciudad para lograr que un evento que rota en sede en cada edición sea realizado en el país aspirante. Requiere de un trabajo sistemáticode investigación, presentación, promoción y cabildeo.

CATEGORIA DEL EVENTO SEGÚN EL ENTE ORGANIZADOR:

• Gubernamentales: Organizadas por o para organismos Internacionales, Nacionales o Locales, de los Gobiernos o relacionados con los mismos.
• No Gubernamentales: Organizadas por o para Federaciones, Asociaciones Profesionales,
  Cámaras, Universidades, ONG’s.
• Corporativas: Organizadas por o para Empresas.

CENTRO DE CONVENCIONES: Instalación especialmente concebida para celebrar diferentes tipos de eventos de negocios.  Debe contarcon facilidades indispensables para recibir participantes, tanto nacionales como extranjeros, y respetar las normas internacionales vigentes en materia de construcción. También debe ofrecer los servicios adecuados para la organización, la seguridad y la eficacia de loseventos que allí se celebren. Para ello dispone de personal especializado con experiencia en los distintos servicios que ofrece.

CONFERENCIA: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o
dar a conocer un tema en particular, generalmente por invitación. Deben ser de corta duración para poder aprovechar al máximo la atención del auditorio y tratan un temario limitado.

CONGRESO: Proviene de las raíces latinas cum (conjunto, unión, igualdad) y gradior – gressum (caminar).
Reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico a un tema de interés. La iniciativa puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación voluntaria, Pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y académico, aún en el caso patrocinio por una entidad privada o pública. Se celebran una vez al año, y los de carácter internacional cada 24 meses, y su duración oscila entre los dos y los cinco días.Por su dimensión geográfica, los congresos pueden ser: Local, Regional, Nacional, Internacional, continental, Mundial. La mayor parte de los congresos incluye exposiciones entre sus actividades pero suele restringir sus exhibiciones al público participante.

– Nacional

– Internacional
CONVENCIÓN: Evento formal y genérico de cuerpos legislativos, político – social o económico, cuyo
propósito es proveer información respecto de una situación particular para luego deliberar y establecer consenso entre sus participantes.

COMITÉ: Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o dentro
de la ejecución de una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general. Pueden
existir diferentes tipos de comités en la organización de eventos de negocios: Comité científico, consultivo, de acompañantes, de hospitalidad, de logística, de promocion, de seguridad, de transportación, ejecutivo y organizador.

 

DIRECTORIO

EVENTO PROFESIONAL

– Reunión

– Congreso

– Convención

– Viaje de Incentivo

Evento: abarca desde simposios a presentaciones, lanzamientos de producto, ruedas de prensa, ferias o salones profesionales, pasando por convenciones, congresos u reuniones… define cualquier evento de carácter profesional, aunque aglutine a público no profesional.

FERIA: Evento en general multitudinario que reúne a proveedores especializados en un determinado sector ante compradores con los que comparten interesen. Suelen acompañarse de sesiones de formación y ponencias relacionadas con el análisis de tendencias.

HERRADURA: Los tablones se acomodan en forma de U, E o T con las sillas a los lados.

HOTEL SEDE: Hotel en el que se desarrollan los eventos de una reunión de negocios durante el día de
trabajo y que también aloja a la mayor parte de los participantes.

INCENTIVO DE VENTAS: Premio que se otorga en las empresas a los agentes de ventas por mejorar su desempeño, por sobrepasar una meta, por conseguir nuevos clientes, por reactivar cuentas o por vender productos específicos.

INCENTIVO: Motivador que pretende mejorar el desempeño por medio de ofrecer un premio. Viaje de
incentivo

INCENTIVO PARA DISTRIBUIDORES: Programa de incentivo para estimular el desempeño de distribuidores o una red de distribuidores.

INDUSTRIA MICE: Sector profesional compuesto por proveedores, compradores y organizadores de reuniones profesionales, convenciones, viajes de incentivo y eventos corporativos.

INDUSTRIA DE REUNIONES: A fin de subrayar los motivos pertinetes a la industria de las reuniones, la categoría de negocios y motivos profesionales podría dividirse en “asistencia a reuniones, conferencias o congresos, ferias comerciales y exposiciones” y en “otros negocios y motivos profesionales”. La industria de reuniones es el término preferido por la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), por Meeting Professional International (MPI) y por Reed Travel en lugar del acrónimo MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) que no reconoce el carácter industrial de las mismas.

JORNADAS: Encuentro que, con la modalidad de talleres o conferencias, trata un tema ante un auditorio
y cuyos resultados se publican posteriormente. Esta denominación se debe a que cada tema se desarrolla
durante un solo día, se realizan las disertaciones, se debate y se arriba a conclusiones en una misma jornada.

OFERTA BASICA: La oferta básica de servicios turísticos para reuniones de negocios está conformada por los
servicios de alojamiento, salones de reunión y restaurantes que, en general, proporcionan a los grupos de este tipo los recintos y los hoteles. La oferta básica es la de mayor peso relativo en términos de inversión y empleo y es por ello que constituye la piedra angular del negocio de congresos y convenciones.

OFERTA COMPLEMENTARIA: La oferta complementaria de turismo de negocios incluye todos los servicios especializados y de apoyo para la celebración de congresos y convenciones. Aun cuando no se considere básica, de esta oferta de servicios depende en buena medida el desarrollo de la calidad y de la competitividad en el mercado.

OFICINA DE CONVENCIONES Y VISITANTES: Las oficinas de convenciones y visitantes se denominan indistintamente OCV’s u OVC’s ya que cada plaza determina su denominación específica. En general, las oficinas son el instrumento para ejercer la aplicación del impuesto del 2% al hospedaje que recaba cada
gobierno estatal. En algunos casos, las oficinas forman parte de los gobiernos locales y otras son organismos no gubernamentales o privados. Las oficinas pueden tener ingresos adicionales por membresía de giros no gravados con este impuesto. El objetivo principal de las oficinas es la promoción del destino en los
mercados de interés para la ciudad.

ORGANIZADOR: Tiene varias acepciones:
• Persona involucrada en alguna de las tareas de organización de un evento.
• Miembro del comité organizador.
• Organizador profesional de reuniones (también llamado m
eeting planner).
Existen diferentes tipos de organizadores de reuniones.

ORGANIZADOR CORPORATIVO: Personas físicas que trabajan para una empresa privada y realizan reuniones de ventas, presentaciones de productos, asambleas de accionistas, retiros ejecutivos, asambleas anuales y participaciones de empresas en ferias y exhibiciones comerciales así como viajes de incentivo.

ORGANIZADOR INDEPENDIENTE: Persona física o moral que ofrece sus servicios de consultoría en la organización de eventos a terceras personas. Estos forman una demanda industrial ya que actúan de manera similar a los mayoristas y cuentan con una cartera de clientes que incluye empresas, asociaciones y grupos. Su labor de consultoría va desde la selección de destino hasta la operación final del proyecto.

NETWORKING: Anglicismo utilizado para designar los contactos profesionales que se pueden generar en una determinada situación o evento.

PROGRAMA DE FIDELIDAD / FIDELIZACIÓN:

SEMINARIO: Reunión de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Cada uno de
los oradores expone en forma individual desde su área específica y desde su punto de vista. Suele darse
como actividad integrada o paralela en algunos congresos.

SIMPOSIO: Reunión de un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que exponen sucesivamente
distintos aspectos del asunto tratado con una cantidad limitada de personas. Cada intervención se extiende
durante 15 minutos y aborda un área particular del tema que lo convoca. De esta manera el público tiene una visión integrada del tema que los ocupa.

TURISMO DE REUNIONES: Se refiere a las actividades realizadas por las personas que viajan a un país con el objetivo principal de participar en una reunión o conferencia, o de acompañar a una persona que participará en la misma.

VENUES: Lugares, espacios o puntos de reunión.

VIAJE DE FAMILIARIZACION: Viaje de visita a un lugar para conocerlo en forma general: sus instalaciones, sus atractivos, sus actividades, sus servicios. Permite al organizador darse una idea de las posibilidades de un destino para la recepción de grupos y reuniones. Generalmente es patrocinado por los proveedores (hoteles, líneas aéreas, etc.) en conjunto con autoridades turísticas locales (OCV’s) y se dirige tanto a organizadores d
e reuniones como para compradores potenciales, agentes de viajes o miembros de la prensa para que puedan
conocer y evaluar los servicios de un destino.

VIAJES DE INCENTIVO: Es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuer
a de lo común al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan los que demuestran un mejor desempeño en su trabajo.

VIAJE DE INSPECCION: Viaje que realiza un organizador de congresos, convenciones o incentivos con el objetivo específico de analizar con ojo crítico y a profundidad las instalaciones, sus atractivos, sus actividades, o sus servicios.

WORKSHOP: Presentación comercial, en muchas ocasiones paralela a la celebración de convenciones e incentivos, en la que mediante stands se presenta la oferta de diferentes organismos y/o empresas privadas

 

Abreviaturas, siglas y asociaciones

CB o CVB: Convention Bureau o Convention & Visitors Bureau. Los Convention Bureaus son organismos encargados de la promoción de los servicios turísticos de los destinos. En España, agrupados bajo el paraguas del Spain Convention Bureau, están enfocados a la promoción en el área del turismo de congresos. Integran a las entidades privadas del sector, como hoteles, restaurantes, agencias de viajes, agencias de organización de eventos, azafatas, traductores y otros servicios. Y al mismo tiempo están promovidas por las entidades públicas, como ayuntamientos, diputaciones, etc.

AOCA: Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Congresos y Exposiciones. Entidad argentina que reúne a los prestadores de servicios de turismo de reuniones: www.aoca.org.ar

COCAL: Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina. Asociación integrada por Organizadores Profesionales de Congresos (OPC’s) de Latinoamérica y la Península Ibérica, especializados en congresos y eventos: www.cocal.org

DMO: Destination Manager Organizations.

DMC: Destination Manager Company.
Empresa local que ofrece itinerarios creativos y un manejo ejemplar de logística operativa con un conocimiento amplio de los viajes de incentivos. Suelen ser especialistas en el conocimiento de la plaza y proporcionan servicios y productos tanto turísticos como no turísticos. Se distinguen de los operadores locales por su especialización y por proporcionar todo tipo de solución a los problemas de un evento más allá de lo netamente
turístico.

ICCA: International Congress and Convention Association. Asociación Internacional de Congresos y
Convenciones. Agrupa a las empresas dedicadas a la organización, el transporte y el alojamiento para
reuniones y eventos internacionales. Fue fundada en 1963 y cuenta con 650 miembros en 80 países:
www.iccaworld.com

IMEX: Meeting and Turism Industry Exposure. Exposición de la industria de reuniones y turismo. El más grande encuentro, eventos e incentivos del mundo.

ISES: International Special Events Society. Fundada en 1987 es la asociación internacional que agrupa a los profesionales del sector de los eventos en un concepto muy amplio, agrupando a proveedores de catering, organizadores de eventos, decoradores, organizadores de congresos, técnicos de servicios audiovisuales, organizadores de fiestas y convenciones, formadores, periodistas, gerentes de hoteles, etc.

MICE: Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions. Empresas de servicios turísticos y no
turísticos que surgen como proveedores de los organizadores de reuniones.

MPI: Meetings Professionals International. Es el mayor organismo mundial del sector de los eventos, con más de 22.000 miembros en 20 países. Desde 1972, MPI es la principal comunidad internacional desde la que se define el futuro del sector de los eventos y su valor estratégico tanto para los profesionales como para las organizaciones, así como su impacto económico.

OPC: Organizador profesional de congresos. Es la empresa o profesional dedicado a la organización y planificación de todo tipo de eventos. En España existe una asociación, OPC Spain, que agrupa a las distintas federaciones de empresas. Desde estas asociaciones se intenta impulsar el ejercicio profesional y experimentado de esta profesión.

OCV: Oficina de Convenciones y visitantes. Las oficinas de convenciones y visitantes se denominan indistintamente OCV’s u OVC’s ya que cada plaza determina su denominación específica. En general, las oficinas son el instrumento para ejercer la aplicación del impuesto del 2% al hospedaje que recaba cada
gobierno estatal. En algunos casos, las oficinas forman parte de los gobiernos locales y otras son organismos no gubernamentales o privados. Las oficinas pueden tener ingresos adicionales por membresía de giros no gravados con este impuesto. El objetivo principal de las oficinas es la promoción del destino en los
mercados de interés para la ciudad.

RFP: Request for Proposal. La solicitud de propuestas es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas y presupuestos de posibles proveedores de productos o servicios. Además de un precio aproximado, los proveedores deben incluir información sobre las características de los productos o servicios solicitados.

ROI: Return on Investment. El retorno sobre la inversión es el indicador que se utiliza para medir la eficiencia de los proyectos. Su cálculo se puede realizar de forma directa, dividiendo los ingresos por los costos. Sin embargo, la particularidad del sector eventos radica en la dificultad para poder establecer parámetros concretos, de modo que los valores intangibles y los resultados a medio plazo serán elementos principales en dicha ecuación.

ROO: Return on Objectives. El retorno sobre objetivos es un concepto quizá más fácil de aplicar al sector de la organización de eventos. El organizador y el cliente pueden crear una escala de valores en base a los objetivos perseguidos y posteriormente evaluar los resultados, considerando esos parámetros frente a los costos que haya supuesto la acción.

RSC: Responsabilidad social corporativa. Es un concepto que refleja la voluntad de las compañías por participar en el ámbito social, laboral, medioambiental y de los derechos humanos, más allá de sus actividades empresariales, adquiriendo para ello una serie de compromisos legales y éticos.

WTO: World Tourism Organization. La Organización Mundial del Turismo es la agencia especializada en el sector turismo, dentro del sistema de Naciones Unidas. Su objetivo es promover el turismo como instrumento de desarrollo sostenible en los países y como vehículo para el acercamiento entre diferentes comunidades globales.

UFI: Union des Foires Internacionales. Asociación mundial de la industria de las ferias y exposiciones:
www.ufi.org